Da pianificazione manuale a digitale: perché (e quando) cambiare?

Quello del pianificatore di produzione è indubbiamente un ruolo delicato e strategico. Dalle sue previsioni e decisioni, infatti, dipendono in buona parte l’andamento della produzione e la gestione della supply chain. Di conseguenza, per supportarlo nel suo lavoro, esistono diversi strumenti, manuali e digitali, ognuno con caratteristiche che si adattano meglio a specifiche situazioni.

Se sei un pianificatore, un manager o un responsabile IT, e stai cercando il metodo migliore e, soprattutto, più efficace, per programmare la produzione, dovrai tenere in considerazione alcuni fattori essenziali. In questo modo potrai scegliere correttamente lo strumento più adatto ai tuoi bisogni.

Vediamoli di seguito:

1. Il tipo di produzione della tua azienda.

Ogni azienda, in base al tipo di prodotto che realizza, prevede fasi di lavorazione più o meno complesse. Più è frammentato e complesso il ciclo di produzione, più variabili dovrai tenere a mente (macchine e persone coinvolte, disponibilità dei materiali per ciascuna fase, quantità di righe ordine da gestire contemporaneamente, ecc.).

2. L’ampiezza della gamma di prodotti finiti.

Più articoli di tipologia diversa dovrai produrre, più saranno i fattori che dovrai considerare per il tuo piano produttivo. Infatti, se realizzi una gran varietà di prodotti, dovrai quasi certamente orchestrare il lavoro di maestranze specifiche, su macchinari o centri di lavoro specifici e con materiali e attrezzature diverse. Il tutto ottimizzando il passaggio da una lavorazione all’altra per minimizzare i tempi di attrezzaggio.

3. Il numero di materie prime o di semilavorati necessari per realizzare i tuoi prodotti.

Una maggiore numerosità e varietà di materie prime comporta una maggiore complessità nella pianificazione. Dovrai infatti gestire gli acquisti in modo da poter sempre avere il materiale che serve quando serve, per rispettare le consegne verso i tuoi clienti.

4. Il numero di macchine e/o il personale a disposizione.

Che la tua produzione sia basata sul lavoro di macchinari o di personale di assemblaggio, dovrai distribuire i carichi di lavoro in maniera ottimale. E più numerose sono le tue risorse, più sarà complicato pianificare correttamente incrociando tempi di lavorazione, disponibilità e competenze. Specialmente in caso di imprevisti.

È chiaro, dunque, che più sono complessi questi fattori, maggiori saranno i vincoli da considerare nel momento in cui realizzi il tuo piano di produzione. Ecco perché, per ogni livello di complessità, esistono strumenti più o meno adatti alla pianificazione della produzione.

Livello 1: pianificazione manuale su fogli di calcolo

Il software probabilmente più usato per la pianificazione della produzione è Excel.

La cosa non deve sorprendere, poiché il più delle volte è già disponibile in azienda (quindi non serve acquistare sistemi aggiuntivi) e consente al pianificatore di personalizzare le funzioni e impostare le proprie logiche.

Ma… è lo strumento corretto?

Dipende.

Se l’azienda è piccola e deve gestire poche variabili, una pianificazione manuale con Excel può essere sufficiente.

Tuttavia, la situazione diventa più difficile da gestire se cominciano ad esserci alcune decine di macchine (o linee di produzione), una certa varietà di prodotti e magari anche l’instabilità nell’approvvigionamento dei materiali. Con tante variabili di cui tener conto, infatti, è complicato avere un quadro d’insieme e tenere ordine nel foglio di calcolo.

Bisogna inoltre considerare che, se più persone mettono mano agli stessi file, crescono il rischio d’errore e la difficoltà nel condividere le logiche di funzionamento.

Allora, quale strumento si può utilizzare per pianificare più facilmente?

Livello 2: pianificazione con database Access e tool di project management

Un’alternativa più sofisticata rispetto ad Excel, ma comunque economica e sempre a “trazione” manuale, è quella di unire un database realizzato in Access ad uno strumento per la gestione dei progetti.

Un unico database relazionale, costruito con Access, con molte tabelle legate da join rende considerabili molti più fattori e più manutenibile la struttura informatica.

Inoltre, può supportare anche un numero maggiore di dati da elaborare.

Ma… l’elaborazione resta sempre manuale. Quindi farai semplicemente tanta fatica in più ma in modo più ordinato.

Se, oltre al database, utilizzi un tool di project management, avrai anche sott’occhio gli impegni di capacità produttiva, ma in modo statico.

Quando entrerà un nuovo ordine, o dovrai semplicemente cambiare il piano, il software funzionerà alla pari di un tabellone cartaceo per prenotare le risorse.

Livello 3: pianificazione con sistema APS

La soluzione più avanzata per pianificare la produzione è sicuramente rappresentata dai sistemi APS (Advanced Planning and Scheduling), chiamati a volte anche schedulatori. Questi software sono in grado di dialogare con gli altri sistemi aziendali, in particolare ERP e MES, dai quali ricavano dati sempre aggiornati, tra cui:

• scorte di materiali a magazzino;
• acquisti in programma;
• livello di utilizzo dei macchinari;
• presenza e skills delle maestranze in azienda.

Che vantaggi portano i sistemi APS rispetto alla pianificazione manuale?

In breve: avrai tutto sotto controllo in un unico strumento che considera vincoli, articoli, reparti, risorse… tutto ciò che è presente nella tua produzione.

Oltre alla condivisione dei dati, che sono quindi accessibili da utenti diversi in reparti diversi, i sistemi APS possono fornirti le risposte che cerchi in pochi istanti.

Ad esempio, vorresti sapere quali conseguenze avrebbe la mancanza di un certo materiale sul tempo di consegna di un ordine? Con un APS puoi verificarlo velocemente, tenendo conto di tutti i vincoli, e scoprire che magari anche un’altra commessa potrebbe subire un ritardo. Una a cui forse non avresti mai pensato.

Queste operazioni di simulazione degli scenari produttivi sono praticamente impossibili da ottenere in modo accurato e, soprattutto, in tempi brevi con i fogli di calcolo. Quel che è certo, comunque, è che richiedono moltissimo lavoro a chi pianifica, con il rischio di commettere errori madornali. Queste ore potrebbero essere, invece, sfruttate per attività ad alto valore aggiunto, come la strategia di pianifica.

Ci sono svantaggi nell’utilizzare un sistema APS?

Solitamente, nel decidere se passare dalla pianificazione manuale a un software APS, lo scoglio più importante che le aziende si trovano davanti è il prezzo.

Implementare un sistema di pianificazione avanzata, infatti, può essere abbastanza oneroso, specialmente per le realtà più piccole.

Ciò di cui bisogna tenere conto, però, è il ritorno sull’investimento: mediamente, una volta a regime, il sistema si ripaga nel giro di 12 mesi. Una pianificazione accurata, infatti, contribuisce a contenere i costi di produzione, ottimizzando tempi, carichi di lavoro e risorse impiegate.

Inoltre, la miglior resa si riflette anche sulle attività degli uffici:

• il reparto di pianificazione può dedicarsi ad attività strategiche, piuttosto che manuali;
• gli acquisti ottengono migliori indicazioni sulle scorte di materiali effettivamente necessarie per ogni ordine di produzione, ricavandone le adeguate quantità da rifornire;
• i commerciali possono comunicare con più precisione le date di consegna ai clienti, evitando malcontenti e cattive impressioni.

Scopri di più nel nostro articolo: 10 motivi per cui dovresti adottare uno schedulatore di produzione.

Passa dalla pianificazione manuale a quella digitale con CyberPlan

Se stai valutando la possibilità di implementare un software APS anche nella tua azienda, contattaci in Link Management! Da anni affianchiamo le aziende nell’analisi dei processi produttivi e sviluppiamo progetti personalizzati per il miglioramento della pianificazione della produzione.

L’applicativo che abbiamo scelto e che implementiamo è CyberPlan: veloce, affidabile, italiano e utilizzato in tutto il mondo, ha permesso ad aziende di qualunque dimensione e dei più diversi settori di ottimizzare la propria produttività.

Per saperne di più, leggi i nostri case study:

• Breton – L’implementazione del sistema APS
• Cappeller: la combinazione di APS, MES e Lean Six-Sigma
• San Marco Group: il passaggio dalla carta a un sistema APS moderno

Vuoi vedere come funziona CyberPlan? Richiedici una demo senza impegno.